ゆんの業務改善ブログ

①生産性向上 ②業務改善 ③自動化 について情報発信しています。VBAプログラムは本当初心者から他のアプリケーションを呼び出して使う上級者的な使い方まで幅広いレベルで解説していきます。

時間の主導権を握る手帳の活用法|ライフハック

忙しくて常に時間に追われる様な生活をしていませんか?今回は限られた時間でアウトプットを最大化する手帳の活用術を解説します。仕事や家事に追われている方や、今年一年は何をしましたか?と聞かれると「はて?」と固まってしまう方に向けて、私が現在の手帳の使い方をするようになって分かった事、一歩上の手帳の活用術について解説します。

目次

手帳で時間をコントロールする

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手帳で日々のスケジュールを管理している人は多いと思います。その手帳を使いこなすと、ただの予定の備忘録ではなく、日々の時間を主体的に管理し、充実した人生が送れる事をご存じでしょうか。

大げさに聞こえるかも知れませんが、人生は日々の積み重ねなので、毎日を充実したものにしていくことは人生を充実させていくことにつながります。

主導権を握るという考え方

忙しい時は仕事に追われるような、あるいは時間に追われるような感覚になる事があります。しかし、実際は追いかけられている訳ではなく、ただ単に締め切りが迫ってきているだけです。仕事に足が生えて追っかけてくるわけではありません。

なぜ追われている感覚になるかというと、それは締め切りに間に合わなさそうな状態になっているからです。会議予定やToDoを積極的に管理することによって締め切りとToDoのバランスを保ち余裕をもって仕事を進めることが出来ます。

積極的にスケジュール管理を行う

自分を自分自身のマネージャ―だと思いましょう。積極的に自分のスケジュール策定に介入していきます。自分が作業しやすいようにスケジュールを作り込んでいきます。具体的なスケジュールの作り込み方を見る前に、スケジュールの種類が2種類あることを意識しておきましょう。

  • 会議や外出予定など予め拘束時間が決まっている、時間に紐づいた予定
  • To Doと言われる「やる事」の予定。時間に紐付いた予定

順に手帳に書き込む時点でのコツについて解説していきます。

時間に紐づいた予定~ミーティングや外出~

時間に紐づいた予定は極力入れないようにするのが大前提です。会議はあなたがいなくても結論が出るものも多いのではないでしょうか。それでも回避できない場合は、折角なら打合せの効果が最大になるように設定します。

次の会議予定を手帳で探してみてください。日程と会議の件名しか手帳に書いていないのではありませんか。その会議の目的や要点がわかりません。これでは参加するまで有意義な会議なのかもわかりません。

これがひどくなると、「時間が確保してあるけど、誰と何の打合せの予定なのかわからない」という常識では考えにくいことが起きます。しかも、この現象に陥っている人をしばしば見かけます。すっぽかしても大変ですし、本当に無駄ですね。

このようなことにならない様に、打ち合わせや会議の予定には場所と時間以外に、会議の目的や確認しておくべき事のポイントを一言でまとめておくと良いです。

時間に紐づかない予定~ToDo~

次に時間に紐づかない予定です。これはToDoを意味しています。一般的な事務職の業務の大半を占めているのがこの、時間に紐づかないTODOです。手帳には時間割が書いてありますが、ToDoも書き込むようにします。ポイントはToDoの一覧を時間軸に当てはめていくときに、詰めすぎ無い事です。

仕事にしても家事にしても、想定外のトラブルや、割り込みの作業が発生して、朝の時点で想定していたよりも作業の終了時刻が後ろに押してしまう事があります。あまり、ToDoの予定を詰め込みすぎると、どんどんできないことが増えていって精神的にも良くありません。焦ってミスが増え、手戻りのためにさらに遅れが出ることになりかねません。

ToDoは基本的に細かく、何時何分から始めるとか、何時までに終わらせると言う風に決めない方が良い様に思います。ToDoは目安として、午前中に○○と××を終わらせる、位のざっくりとした目安が立てられればOKです。

どちらも同じ手帳で一元管理する

Outlookの予定表はとても便利に思いますが、私は利用していません。理由は、会議案内をメールで送る人と予定表で送る人がいて、予定表だけで会議予定を管理していると漏れてしまう可能性があるからです。しかし、もう一つ、重要な理由があります。それは、ToDoと会議予定を同じ手帳で管理したいからです。

自分の時間軸は一本の線です。会議用の時間軸とToDo用の時間軸が存在するわけではありません。予定表とToDoの両方を限られた業務時間の中で終わらせる必要があります。会議の予定とToDoを一元管理するからこそ、業務の繁閑がトータルで分かります。業務の繁閑が分かれば、日々のスケジュールのやりくりだけでなく、一週間を通しての業務の進め方の作戦を立てることができるようになります。

プライベートも仕事と同じ手帳を使う

上記とまったく同じ理由でプライベートでも仕事と同じ手帳を使うようにします。私も以前はプライベートで手帳を使う事はなく、会社で使う手帳は会社に置きっぱなしにしていました。読書の感想を手帳に残すようになってからプライベートのToDoも同じ手帳に書き込む様になりました。読書の感想をアウトプットとして残すときに、自分の実績が積み重なっていく感覚が嬉しかったのを覚えています。この読書感想を手帳につけ始めたのがきっかけでプライベートのToDoも同じ手帳につけるようになりました。厳密に言うと、本もToDoと同じ方法で管理します。本を読んでから感想を手帳に書くのではなく、今月読みたい本のタイトルと作者だけ先に、最後の方眼のページなどに記しておきます。読み終わったらそこに感想を書いていきます。

家族の温泉旅行や近所の公園に子供と遊びに行くのも全て手帳に残します。こうすることで、人生の一つ一つの瞬間を全て記録に残していくことができます。会社が休日の日は何となく過ごしてしまい、気がついたら夜。「きょうは何をやっていたんだ」という日が多かったのですが、休日でも手帳でTo Doを管理する事を始めたおかげで休日の過ごし方を充実させることができるようになりました

手帳の活用術まとめ

時間の主導権を握る手帳の活用術についてまとめます。

  • 会議の目的や確認しておくべき事のポイントを一言でまとめておく
  • ToDoはざっくりと終わらせる目安を立て、詰め込みすぎない
  • 時間に紐付く予定(会議)と紐付かない予定(ToDo)を同じ手帳で管理する
  • プライベートも仕事と同じ手帳を使う事によって、全てが記録として残り、休日の過ごし方も充実する


さあ、皆さんも手帳をタダの予定表から、予実管理、実績積み上げのノートと捉え直し、充実した人生を送りましょう!