Mutable_Yunの業務改善ブログ

業務改善や生産性向上のブログです。自動化の手段として、VBAやRPAの勉強に役立つ解説をしています。

業務改善は最短経路で急所をつく

仕事を進めるときに、あえて非効率な方法を採ろうとする人はいないと思います。しかし、なにか別の方法があるのではないかと、探索する姿勢が
ある人は多くないように見受けられます。

私の本業は業務改善ですが、自動化ツール作成係だと思って私のところに来られる方も多いです。

自動化は業務改善の手段であって、自動化そのものが目的ではありません。

これが、仕事の急所が掴めていないということです。

自分一人の作業効率化を考えるとエクセル作業の自動化や基幹システムからのデータのダウンロードが一番の効率化なことも多いです。

しかし、少し視野を広げて同じ部署の人のことまで考えると、にたような作業はまとめられないか検討する、と言う方法が見えてきます。

さらに他部署まで視座を高めると、そもそもその業務要らなくない?と言うこともあります。また、前行程の部門の出力データの書式を整えることによって後行程の自動化がしやすくなるとか、あるいは前行程で完結できる、と言ったこともあります。

私が経験した中もひどい、しかもたびたびあるのが、手作業でデータをコネコネして作って後行程に渡していたデータ。実は後行程の人は使っていなかった!

前任の○○さんの頃は使っていたけど、いなくなって、やり方を見直したから、今はそのデータ使ってない、とか、さらにはなんでそのデータが共有されているのかしならないけど、困ってないから放置、とか。

もちろんこれらの業務改善の急所はやめてしまうことです。自動化ではありません。

急所をつくには、業務の本質がわかっていないといけません。

私が経験したことのない業務の自動化の依頼を受けた時は必ず背景や、その業務の意味、やらないとどうなるのか、誰がその加工後のデータを使うのかを聞くようにします。

それが本質を知り急所をつくための最短経路だからです。

私もまだまだで、聞き取りに抜け漏れがあったり、本質を誤って理解してしまう(後から気づく)こともありますが、このように、自動化ありきではなく、業務の本質を捉えようとする姿勢が大切だと思います。

そして、本質を掴む事が、結局は急所をつくための最短経路に、繋がると思います。