Mutable_Yunの業務改善ブログ

業務改善や生産性向上のブログです。自動化の手段として、VBAやRPAの勉強に役立つ解説をしています。

業務自動化 やってしまいがちな効果測定の罠

QC活動や業務改善の施策に取り組まれている方も多いと思いますが、その効果の測定はできているでしょうか。

今回は業務改善のうち、自動化による効率改善の効果測定について解説します。

目次

効果測定の目的

ずばり、次につなげる事です。副産物的に組織や個人が評価されることになります。内心、自分への評価を上げる事をモチベーションにしていても構いません。健全です。

次につなげるとは、ある施策をしたときに、経費が削減できれば、それを推進しようとかもっと改善しよう、と言う事になります。

逆に経費が削減できなければ、想定が実態と違ったと言う事であり、反省につながります。

効果を測定すると言うのは過去の評価だけでなく、次につなげるために是非とも行うべき事です。

効果測定の罠

効果の測定は詰まるところ、「で、いくら儲かったの?」と言う事。でも気をつけないと罠にはまってしまいます。しかも、はまっていることに自分もまわりも気づきません。

想定された無形の効果には意味がない

業務自動化で言えば、効率化が成果としてあげられます。
効率化とは例えば早く仕事が終わるとか、ミスがなくなったのでチェックが必要なくなる、と言ったようなことです。

これらは労働時間の削減です。毎月の残業時間が20時間から5時間に減ったとすれば15時間の時間削減となります。これは金額に換算することができるのでOKです。

しかし、もともと定時上がりが当たり前の職場ではどうでしょうか。じゃあ、来月からさようなら、とはならないので、削減経費ゼロです。

ここが罠です。実際に会社から流出した金額はゼロなのに、15時間分の経費削減を成果としてあげていいのでしょうか。

答えはNoです。

どうやればOKかというと、「削減した15時間を使って、営業をしたら○万円の売上をあげる事ができて、△万円営業利益が向上しました」です。

この場合△万円が効果となります。

こう考えてくると、誰の業務を自動化するのがよいか、と言う視点が生まれてきます。
楽になったわー、ラッキー、って人の業務を自動化してもイマイチです。

なぜ業務改善の効果測定が難しいか

上記は理想です。正直難しいです。なぜならその削減時間をどう生かすかは分からないからです。別の要因で空いた時間がなくなってしまうかもしれません。

理想を達成するとなると、効果の測定は事実上できないのでしょうか。理想を忘れずに現実的な策を考えると、自動化する業務を担当する人と一つ約束をするのです。

無形の効果に満足するくらいなら目標の設定は達成か未達成かの二択でいい

【時間空いたら、今まで手が回っていない○○、やってくれますか?】

これです。業務自動化から一ヶ月後、約束していた○○ができていたかレビューしましょう。
この○○に当たる業務がどれくらいの価値があるのかを予め定めておくのです。

そうすれば、業務効率化の効果が測定できます。理想の効果の測定にかなり、近いモノです。

業務効率化の効果を○万円と設定できないのであれば、その空いた時間で何をするのかを設定する。それができたか、できなかったか。

業務効率化の効果の目標設定と効果の測定は2択でいいのです。

目的から逆算した施策

ここまで考えると、目的を先に考える、と言う視点が出てきます。
○○をすれば△△の経費削減ができるはずだ。でも××が忙しくて、できない!
だったら××を業務改善、自動化すれば良いのです。もちろん効果金額は△△です。

改善意識や風土がない組織や人がクライアントの場合の対応

ひとつには相手にしないことです。
それでもやるなら、代わりに何をするのかを約束することです。

間違っても、業務改善の効果を削減時間で測定してはいけません。

上司に説明するときも、具体的に削減時間がどんな次のアクションにつながったのか分かる方が良いでしょう?

会社のため、同僚のための目標設定が自分の為にもなると思うのです。